Nonostante la transizione digitale sia ormai una priorità trasversale per molti settori, la gestione delle risorse umane resta, paradossalmente, uno degli ambiti più lenti ad evolversi, specialmente nel tessuto delle piccole e medie imprese. Secondo l’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, nel 2023 solo il 46% delle PMI italiane ha implementato sistemi digitali strutturati per le funzioni HR.
“Il paradosso è che spesso si investe in tecnologie per produrre o vendere meglio, ma si trascura l’organizzazione interna, che è la vera spina dorsale di un’impresa”, spiega Marco Rossi, consulente HR e docente di Organizzazione Aziendale.
I rischi di un approccio ancora manuale
Molte PMI gestiscono ferie, presenze e buste paga con metodi artigianali: fogli Excel, cartellini cartacei e un flusso di comunicazioni disperso tra email e telefonate. Il risultato è un carico amministrativo elevato, con errori che si riflettono sui costi e sulla compliance normativa.
“Basta un errore nella maturazione delle ferie o nei conteggi orari perché si generino contestazioni. E un documento mal gestito può avere conseguenze legali anche pesanti”, avverte Elena Freschi, consulente del lavoro specializzata in micro e piccole imprese.
Dati alla mano: perché conviene evolvere
Chi ha già intrapreso la strada della digitalizzazione ne ha misurato i benefici. Secondo un report Deloitte, le aziende che adottano soluzioni HR digitali registrano in media una riduzione del 22% dei costi amministrativi e un miglioramento tangibile della soddisfazione interna, grazie a processi più snelli e dati sempre disponibili.
L’informatizzazione dell’area HR non si limita infatti all’automazione di scartoffie: consente di centralizzare le informazioni, generare report dettagliati, monitorare scadenze di visite mediche e corsi obbligatori, distribuire buste paga in modo sicuro e tracciabile, e soprattutto garantire ai dipendenti accesso diretto alle proprie informazioni.
L’intelligenza artificiale entra in ufficio… in punta di piedi
Un altro fronte di innovazione è l’integrazione di algoritmi di intelligenza artificiale per analizzare pattern di assenteismo, prevedere picchi di richieste di ferie o turni critici, fino a suggerire soluzioni per ottimizzare la copertura del personale. Alcuni software includono già chatbot HR che rispondono in automatico alle FAQ dei dipendenti, sgravando gli uffici del personale dalle domande ricorrenti.
“Non è un futuro lontano: è già realtà in molte medie imprese evolute – osserva Giulia Conti, consulente di digital transformation – L’AI non sostituisce l’HR manager, ma lo supporta con dati puntuali, riducendo attività ripetitive”.
Paure e resistenze da superare
Nonostante i numeri parlino chiaro, la digitalizzazione incontra ancora ostacoli culturali. I timori principali riguardano i costi iniziali e la difficoltà di far convivere nuove tecnologie con personale poco avvezzo all’uso di strumenti digitali.
“La resistenza al cambiamento è naturale – spiega Conti – Per questo è fondamentale puntare su soluzioni semplici, modulari e intuitive, che possano crescere insieme all’azienda senza generare shock organizzativi”.
Piccoli passi, grandi risultati
Per chi si affaccia per la prima volta a un progetto di digitalizzazione HR, il consiglio degli esperti è di procedere per gradi: partire dalla gestione presenze e turni, automatizzare la distribuzione delle buste paga e successivamente ampliare le funzionalità.
Fortunatamente, negli ultimi anni sono nate numerose piattaforme cloud disegnate su misura per le Pmi, con approcci scalabili e interfacce user-friendly, che puntano a rendere finalmente digitale un’area troppo a lungo relegata a scartoffie e fogli di calcolo.
